Uma gestão eficiente consegue fazer o hospital atingir suas metas, elevar a qualidade dos serviços de saúde e, consequentemente, aumentar a sua receita. Mas isso não é tudo. Quando a gestão hospitalar é reconhecidamente eficiente isso passa a ser um fator preponderante no momento de escolha dos pacientes por uma instituição de saúde. Ao mesmo tempo, constitui também uma vantagem para que o hospital possa negociar acordos de trabalho com os profissionais de saúde.

Aprimorar a gestão é o caminho para manter processos operacionais em pleno funcionamento e melhorar o desempenho da instituição. Conheça a seguir cinco erros fatais que minam a eficiência da gestão hospitalar e saiba o que fazer para evitá-los.

1 – Fazer mudanças rápidas sem planejamento

Depois de identificar carências que deixem evidentes as necessidades de mudanças na gestão hospitalar, o planejamento deve ser o primeiro passo antes de dar andamento às ações. Os hospitais que põem em prática transformações rápidas na gestão sem antes preparar um planejamento responsável acabam expondo a organização a riscos, que podem levar a complicações sérias ao longo do tempo.

O planejamento é uma etapa de cálculo e raciocínio antecipado em que objetivos e estratégias devem ser definidos de forma realista, não pode ser confundido com previsão. Planejar é refletir sobre a execução das ações de maneira tática e não se trata de simples expectativa sobre o resultado que as mudanças podem trazer. Por isso, para conseguir bons resultados, o planejamento deve considerar uma gama de fatores antes das transformações seguirem adiante, são eles:

• a situação atual da instituição;
• as metas a serem atingidas;
• os objetivos a curto e médio prazo;
• os profissionais envolvidos na mudança;
• os recursos financeiros disponíveis e;
• as necessidades da instituição para os próximos anos (possibilidades de crescimento e expansão).

É preciso também estar atento às transformações no contexto externo, isto é, do mercado, e ao cenário interno da organização hospitalar a fim de, se for o caso, rever e readaptar as estratégias e objetivos.

E já que falamos de contexto externo, podemos dizer que a incorporação de tecnologia aos processos da gestão é o que há de mais evidente neste segmento de mercado. Métodos de trabalho de gestores, administradores e demais profissionais da área da saúde têm recebido um considerável impacto em função da velocidade com que as novidades tecnológicas avançam.

2 – Falhas na comunicação entre as equipes

As falhas na comunicação podem trazer lentidão para o fluxo dos processos do hospital. As incertezas, informações desencontradas e imprecisas deixam evidente que as equipes carecem de orientação ou não foram preparadas para atuar adequadamente nas funções que devem desempenhar.

Aprimorar a performance da organização implica em extrair o melhor das capacidades e competências dos profissionais envolvidos. Para isso, é importante não só que o ambiente de trabalho seja propício à comunicação, mas que as equipes atuem de forma integrada, respeitando e seguindo padrões para garantir a uniformidade dos processos.

Nesse sentido, a implementação de um software pode ter um impacto significativo e trazer agilidade para a gestão, pois automatiza tarefas operacionais, assegurando que os padrões sejam obedecidos, além de disponibilizar no sistema os dados dos clientes. Isto torna a informação acessível para consulta, o que elimina a possibilidade de ocorrerem distorções ou omissões. Afinal, os dados dos clientes são valiosos para hospitais e clínicas, quanto mais legíveis e precisas as informações forem, menor a chance de erro.

3 – Falta de padronização dos processos

Quando não há padrões sólidos estabelecidos, as tarefas acabam sendo executadas de maneira diferente por cada profissional, isso alimenta uma organização caótica que demanda um grande esforço mesmo quando se trata de realizar ações simples como encontrar dados, responder dúvidas ou esclarecer orientações aos pacientes.

Automatizar processos é a forma mais eficaz de evitar desorganização, garantindo que o hospital ofereça um serviço de qualidade através de procedimentos consolidados e ações assertivas. Isso se reflete em mais segurança para os pacientes atendidos e contribui para consolidar melhores práticas na gestão da instituição de saúde.

4 – Não considerar o aumento das despesas antes de expandir o negócio

A instituição pode acreditar que por conseguir manter um bom desempenho e alcançar boas receitas está preparada para fazer uma expansão, abrindo uma nova unidade. É uma iniciativa que envolve alguns riscos, por isso o hospital deve considerar que o crescimento do negócio implica o aumento de despesas, não é tão simples quanto apenas dividir o atendimento aos pacientes e dividir os profissionais de saúde entre as unidades.

Antes de expandir é fundamental refletir se o mercado tem profundidade e as demandas são altas o suficiente para dar suporte à expansão. Ter um claro conhecimento sobre a situação financeira do hospital é essencial para apoiar decisões como essa, daí a importância de adotar métodos que contribuam para um efetivo controle financeiro da instituição, a fim de permitir que movimentos desse tipo possam ser decididos com grande margem de segurança, minimizando os riscos.

5 – Não ser referência em algo específico

Um hospital pode ser um centro de referência por diversos motivos, seja por possuir uma equipe de profissionais de saúde de qualidade, ou por ter um modelo de gestão hospitalar diferenciado ou, ainda, por oferecer um atendimento de excelência aos pacientes.

É importante que o hospital desenvolva um diferencial para construir credibilidade. Diante dessa necessidade, automatizar as operações é um meio de tornar a gestão mais dinâmica, alcançando processos mais fluídos e garantindo que seja dado ao paciente um atendimento de qualidade.